- +370 668 00 113
- [email protected]
Um website de gestão de propriedades deve dar aos residentes e titulares de contratos de arrendamento um local claro para encontrar atualizações de manutenção, comunicar problemas, consultar encargos e compreender obras planeadas. Quando a informação é difícil de encontrar, aumentam os pedidos de informação rotineiros e diminui a confiança na entidade gestora.
As atualizações sobre manutenção e reparações são frequentemente partilhadas através de avisos, e-mails e chamadas telefónicas, o que dificulta aos residentes perceber o que está a acontecer no seu edifício. Isto gera pedidos de esclarecimento, reclamações e desconfiança evitáveis.
Quando os problemas são comunicados através de canais dispersos, os colaboradores perdem tempo a solicitar detalhes em falta e os residentes não sabem se o seu pedido foi recebido ou atribuído. Isto atrasa a triagem e dificulta a monitorização do desempenho do serviço.
Os residentes e os proprietários precisam de compreender o que estão a pagar, que trabalhos estão planeados e como as decisões são documentadas. Se a informação financeira não for clara, as disputas demoram mais tempo a resolver e aumenta a carga administrativa de rotina.
Se o site for difícil de utilizar em dispositivos móveis, difícil de navegar ou inacessível para pessoas que utilizam tecnologias de apoio, a informação importante fica, na prática, indisponível. Trata-se de um problema de serviço, bem como de um risco de conformidade.
Publique os trabalhos planeados, em curso e concluídos num formato estruturado, com datas, localizações, interrupções de serviço e documentos de apoio, quando necessário. Os residentes podem ver rapidamente o que está a acontecer e que ação, se alguma, precisam de tomar.
Disponibilize um formulário simples de comunicação que recolha os detalhes de que as equipas precisam para atuar, como localização, tipo de problema, urgência e fotografia opcional como prova. As mensagens de confirmação e as atualizações de estado ajudam os residentes a perceber o que acontece a seguir.
Apresente os encargos de serviço, a despesa prevista, os documentos de suporte e os registos de decisão em linguagem simples. A informação pode ser organizada por edifício, empreendimento ou área de serviço para facilitar a análise.
Avaliamos a navegação, a estrutura do conteúdo, os formulários, o contraste, a utilização do teclado e o acesso móvel, para que o website funcione para uma gama mais ampla de residentes. Isto apoia o planeamento da conformidade e melhora a usabilidade no dia a dia.
Desenvolvemos websites com governação clara, componentes documentados e medidas de segurança proporcionais, para que as equipas internas possam gerir atualizações com confiança. O alojamento, o tratamento de dados e os acordos com fornecedores podem ser alinhados com o RGPD, a contratação pública e os requisitos operacionais.
Os residentes podem utilizar um formulário online para submeter o problema, a localização e quaisquer detalhes de apoio, como uma fotografia. O formulário pode ser concebido para recolher a informação de que a sua equipa necessita para a triagem, ao mesmo tempo que dá ao residente uma confirmação clara da submissão.
Sim, os trabalhos planeados podem ser publicados num formato claro, ao nível do edifício ou da área, com datas, descrições e a perturbação prevista. Isto ajuda os residentes a prepararem-se e reduz o volume de pedidos repetidos à sua equipa.
Não, a estrutura adequada depende dos tipos de imóveis que gere, dos serviços que presta e da forma como os residentes precisam de interagir com a sua equipa. Um site para empreendimentos de uso misto, por exemplo, terá necessidades de conteúdo e fluxos de trabalho diferentes de um site centrado em blocos residenciais.
A empresa de gestão deve ser a proprietária do domínio e do alojamento.
