Benefícios da Ferramenta
Descubra quanto tempo e recursos pode poupar ao utilizar ferramentas nas operações da sua organização.
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Quanto trabalho está envolvido?
Estime quantos pedidos recebe e quantas pessoas os tratam.
?Por exemplo, pedidos de cidadãos, emails, chamadas telefónicas, registos — tudo o que precisa de ser processado.
?Por exemplo, abrir o email, encontrar o ficheiro, introduzir dados, escrever uma resposta, enviá-la — isso são 5 etapas.
?Quantas pessoas participam regularmente no processamento dos pedidos? Por exemplo, 2 administradores e 1 gestor = 3.
?Enviaremos os seus resultados para este endereço. Também poderá descarregar o relatório PDF de imediato.
Como funcionam os seus processos?
Conte-nos sobre as suas ferramentas do dia a dia e a qualidade do serviço.
Usa o email para gerir pedidos?
?Por exemplo, os pedidos dos cidadãos chegam a info@... e os colaboradores reencaminham-nos uns para os outros — isso conta como gestão por email.
Introduz os mesmos dados em vários locais?
?Por exemplo, introduz o mesmo nome e morada numa folha de cálculo, num registo e num relatório — isso é duplicação.
Prepara relatórios manualmente?
?Por exemplo, todos os meses recolhe números de diferentes fontes e compila-os numa folha de cálculo ou documento — isso é um relatório manual.
Os seus processos estão documentados?
?Por exemplo, existe um documento que indique: "Na receção de um pedido, registe-o, atribua-o ao responsável e responda no prazo de 5 dias"?
?Desde o momento em que alguém submete um pedido até à resposta final. Por exemplo, um certificado é preparado no prazo de 5 dias úteis.
?Qualquer tipo de reclamação — verbal, escrita ou por email. Por exemplo, "porque é que está a demorar tanto?", "nunca recebi uma resposta", etc.
Mede a evolução das coisas?
?Por exemplo, acompanha quantos pedidos de informação processou, o tempo médio de resposta ou o número de reclamações? Se não tiver esses valores, escolha "Não".
O sistema funcionaria sem si?
Avalie se os seus processos são resilientes à mudança.
Outra pessoa poderia assumir em 2 dias?
?Por exemplo, se o seu fornecedor de TI atual deixasse de trabalhar — uma nova pessoa conseguiria perceber como tudo funciona e dar continuidade em 2 dias?
Verifica se o sistema é acessível a todos?
?Alguém verifica se o sítio web ou sistema funciona para pessoas com deficiência — por exemplo, pode ser utilizado apenas com teclado, o texto tem tamanho suficiente?
Tem um plano caso o sistema deixe de funcionar?
?Por exemplo, se a internet falhar ou o servidor avariar — sabe o que fazer? Existem cópias de segurança, contactos e instruções?
Resultados
0
AAI
Índice de Encargo Administrativo
0
PLE
Exposição à Latência Voltada para o Público
—
Maturidade Digital
0 / 100
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Carga de trabalho do processo
AAI (Índice de Encargo Administrativo)0
Horas anuais0 hrs
Projeção a 3 anos0 hrs
Exposição à prestação de serviços
PLE (Exposição à latência voltada para o público)0
Rácio de reclamações0%
Nível de risco—
Maturidade Digital
Nível de maturidade—
Risco de continuidade—